Somos una pequeña empresa en crecimiento de construcción, remodelación y gestión de propiedades en el sur de Florida que busca un gestor de oficina/ contable experimentado y altamente organizado para actuar como centro operativo del equipo, supervisando las operaciones contables y administrativas diarias y manteniendo cada proyecto en marcha sin problemas mediante permisos, programación, coordinación de subcontratistas, facturación y actualizaciones a los clientes. Tus responsabilidades incluirán la programación de reuniones, el pago de facturas, la compra de materiales, la gestión de propiedades y el mantenimiento del equipo de oficina. El candidato ideal está altamente organizado, con excelentes habilidades de comunicación oral y escrita (inglés y español) y la capacidad de implementar sistemas y procedimientos.

Tu trabajo es visible, tus ideas se escuchan y se espera que el puesto evolucione hacia un puesto de operaciones más senior a medida que la empresa crezca y se integre más en IA. Se espera que tomes la iniciativa, resuelvas problemas de forma independiente y asuma responsabilidades más allá de esta descripción de puesto a medida que el negocio crezca.

El éxito en este puesto se mide por la fiabilidad y el seguimiento, incluyendo la capacidad de respuesta entre clientes, subcontratistas, proveedores y el equipo interno, así como la finalización puntual de los plazos administrativos y de proyectos.

Si no vives en Florida y no puedes desplazarte diariamente a la oficina, por favor no solicites plaza.

• Uso diario de QuickBooks y Buildium, incluyendo la elaboración de presupuestos, facturas y órdenes de compra, seguimiento de gastos y cálculo básico de costes de trabajo.

• Cuentas por cobrar y cuentas a pagar.

• Conciliaciones bancarias y entradas generales de diario.

• Procesar la nómina a través de ADP.

• Preparar facturas de clientes y facturación de progreso, incluyendo documentos de facturación AIA (Solicitudes de Pago / G702-G703, Calendario de Valores y Órdenes de Cambio).

• Gestionar las cobranzas: hacer seguimiento con los clientes en los pagos, realizar llamadas de cobro y mantener informada a la propiedad sobre el estado de los pagos.

• Coordinar los pagos y compras a los proveedores.

• Ayudar con la elaboración de presupuestos de proyectos y el seguimiento financiero.

• Preparar y rastrear Avisos al Propietario (NTOs), solicitudes de permisos, NOC, renuncias de gravámenes y liberaciones de gravamenes.

• Procesar y coordinar permisos, inspecciones y aprobaciones de proyectos con los municipios del área de Miami (Miami-Dade, Ciudad de Miami y Miami Beach), haciendo seguimiento y señalando cualquier cosa que pudiera retrasar un trabajo.

• Gestionar los archivos de subcontratistas, Certificados de Seguro (COIs), W-9 y otra documentación de cumplimiento, incluyendo el seguimiento de renovaciones de cobertura.

• Coordinar subcontratistas y proveedores: confirmar las cuadrillas, mantener los compromisos en orden y encaminar órdenes de compra y papeleo.

• Gestionar la fijación de precios, pedidos y coordinación de entrega de materiales.

• Supervisar a los empleados y asegurar que los proyectos se mantengan dentro del calendario y dentro del presupuesto cuando sea aplicable.

Programación y coordinación de proyectos

• Gestionar calendarios, citas, reuniones e inspecciones para el equipo de oficina, propiedad y gestión de proyectos.

• Supervisar e informar sobre el estado y el progreso de los proyectos activos.

• Mantener archivos de proyectos, tanto digitales como físicos, organizados, documentación y registros de seguimiento.

• Servir como centro de comunicación entre clientes, prospectos, subcontratistas, proveedores, gestión de edificios, arquitectos, diseñadores, inspectores y personal de campo, incluidos trabajadores hispanohablantes.

• Contestar llamadas telefónicas y supervisar, priorizar y responder profesionalmente a un alto volumen de correos electrónicos.

• Proporcionar a los clientes actualizaciones amables, avisos de programación, recordatorios de selección y papeleo para el orden de cambio.

• Ayudar en la preparación de presupuestos, propuestas, contratos y otra documentación del proyecto (formación proporcionada según sea necesario).

• Proporcionar apoyo administrativo directo al propietario: programación, seguimientos, recados y operaciones generales de oficina.

• Ayudar a mejorar los procedimientos de la oficina y el flujo de trabajo general.

• Comunicación telefónica persuasiva y profesional, incluyendo comodidad con llamadas salientes y en frío para ayudar a construir alianzas que apoyen el desarrollo empresarial (cuando corresponda al puesto).

• Priorizar y gestionar múltiples solicitudes según la urgencia y el impacto, siguiendo las indicaciones de más de una persona.

• Asumir responsabilidades adicionales a medida que el puesto y el negocio evolucionan.